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④企画から運営まで!イベント開催までのノウハウ公開:準備~当日運営編

こんにちは。RootsLab.編集部です。

イベント開催のノウハウをご紹介するシリーズ「はじめての人もできる!イベントの開き方」。第4回目は、「準備~当日運営編」です。

私達が今まで数々のイベントを通して培ったノウハウが詰まった手順書になっていますので、ぜひご活用ください。

準備

当日までに準備しておくことについて説明します。

コンテンツ制作

既にコンテンツが出来上がっている場合は不要ですが、初めて登壇する方や、数名で登壇する場合は、遅くてもイベント当日の1週間前までに資料作成やマージ作業を完了させてください。

会場の内見

space market

Roots Lab.では、主にレンタルスペースの予約サイト「スペースマーケットマーケット」を活用しています。

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招待キャンペーン

本来であれば、先に内見して場所を決めることを推奨しますが、決めた後で内見でも良いです。
会場の内見でチェックすべき事項は、以下のチェックシートを参照してください。会場選定時のチェックシート

インタビュー記事

停滞期に投稿する講師・ファシリテーターなど登壇者のインタビュー記事を準備します。
必ずしも直接会ってインタビューする必要はなく、オンライン上(LINEでやりとりするなど)でも記事作成は可能です。

アンケート作成

surveymonkey

イベント終了後に参加者にアンケートを取れば、次に活かすことができます。Roots Lab.では簡単にアンケートを作成して、参加者にも共有しやすいアンケートサービス(SurveyMonkey)で作成しています。

各種備品

交流会がある場合は飲食の手配や、会場設備の説明(Wi-FiのSSIDとパスワード)や「SNSに投稿してOK」などと言った張り紙類の準備しておきます。また、当日必要なものをチェックリスト化しておきましょう。(PCやプロジェクターを使用する場合の各種ケーブル、ポストイットなど)

会場設備の説明
チェックリスト

プロジェクター用ケーブル

当日運営

当日の運営に必要なモノ・コト及び運営陣が気を付けることについて説明します。

入り時間

レンタルスペースは借りた時間の10分前くらいから入れることが多いです。時間に余裕を持っていきましょう。

受付

必ず一人付けてください。参加者をお迎えする最初のおもてなしの場所であり、主催者の印象を左右するとても大切な場所でもあります。できるだけスムーズに会場内に通すことが重要なので、来場者の人数や、受付でやることに応じてあらかじめシミュレーションしましょう。

誘導

できれば誘導も付けてください。参加者が迷いそうなポイントに誘導スタッフを配置することで、参加者が快適にイベントを楽しむことができます。会場やイベントの規模によっては、受付がその役割を担うこともあります。懇親会やネットワーキングなどがある場合、そのセッティングや確認、配布物のセットアップも、誘導スタッフが行います。

設備確認

レンタルスペースの場合、各種設備の動作が保障されていないことが多いです。特に内見時にプロジェクターの動作確認をしていない場合は早めに動作確認を行ってください。もし動作しないときは資料を紙やデータで配布するなどバックアッププランを実行してください。

司会/進行

当日のイベントが上手くいくかどうかは司会/進行の方次第です。司会者は目立ってはいけませんが、初めの挨拶や講師/ファシリテーターの紹介、締めの言葉など出番は多いです。スマートに行いましょう。

参考資料

以下は、Roots Lab.もお世話になったリンク集です。ほとんどがPeatixさんですが・・・。これだけPeatixを推していると、回し者だと思われるかもしれませんが、そうです私たちは回し者です(嘘)

・イベント企画書
https://www.kikakulabo.com/post-6565/
・初めてイベントを企画する際に参考になりすぎる10の記事https://blog.peatix.com/p/march-kikaku10.html
・イベント当日持っていて良かった小物リスト10
https://blog.peatix.com/eventhacks/smallarticles.html
・リマインドメールに盛り込むべき6つの内容
https://blog.peatix.com/featured/remind_mail.html
・セミナー集客のコツ「セミナー集客は月曜日の夜が最適!」
https://blog.peatix.com/eventhacks/syukyaku/boost_timing.html

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