Roots Lab.みんなの活動

③企画から運営まで!イベント開催までのノウハウ公開:集客編

こんにちは。RootsLab.編集部です。

イベント開催のノウハウをご紹介するシリーズ「はじめての人もできる!イベントの開き方」。第3回目のテーマは、「集客」です。

私達が今まで数々のイベントを通して培ったノウハウが詰まった手順書になっていますので、ぜひご活用ください。

集客に必要な物

集客には、SNSなどに投稿するための「イベント名(タイトル)」、「告知文」、「アイキャッチ画像」の3つが必要です。

イベント名(タイトル)

「得られること」「雰囲気」など、イベント名だけで特徴やイメージを伝える事が大切です。無料の場合は”参加無料”と入れておくと、申込率が高くなる傾向があります。またスマホ表示を意識して、45文字以内に収めてください(Peatixの場合)。

※参加無料について

参加無料は、申し込み率が高くなる一方で、勧誘や営業目的の参加者が増えたり、ドタキャンのリスクが高まります。念頭に置いておいた方が良いでしょう。

告知文

最低限、以下の5つの要素を入れてください。
(コピーライター向けのイベントで例えています)

どんなイベントか

例 ) 大手企業で10年間コピーライターとして活躍した達人がノウハウを余すところなくお教えします。コピーライティングはセンスでなく、スキルです。これらかライターとして活躍したいと思っている方が、すぐに活用できる技が満載です。

どんな人にお薦めか:

例) ▼こんな人にお薦め
・これからコピーライターになりたいな人
・マーケティングのためにライティングが必要な人 など

参加して得られるメリットは

例) ▼こんな事が得られます
・コピーライティングが何かを理解できる
・ライティングの基礎を学べる       など

開催日・時間・場所・当日のプログラム

Roots Lab.では、以下のようなフォーマットを使っています。ご自由にお使いください!

【開催概要】
・日時:
・場所:
・参加費:
・定員:
・参加対象者:
・主催:【当日プログラム】1. はじめに
・(主催)について
・自己紹介2. XXXX (←メインコンテンツ)

3. ネットワーキング
その場で交流会(フリードリンク・軽食付き)をやります。
お時間ある方は最後までお付き合いください。

4. 終わりのあいさつ
次回開催アナウンスなど

講師・ファシリテーターの紹介

 

アイキャッチ画像

イベント名に加え、会場の雰囲気やイベントタイトルのイメージなどの写真があればそれを加えたデザインにすることをお勧めします。

集客に使うサービス

基本的に公開イベントの場合は、SNSで拡散し、イベント管理サイトなどで集客管理します。Roots Lab.ではPeatixというイベント管理サイトを活用しています。各サービスの相関は以下の通りです。

各サービスの相関

■Facebook(2700万人)
・30代〜40代の利用数が特に高い
・信用が得られやすく、シェアされたときの
(閲覧数/シェアした人の友人数)が高い
・自然拡散(コメントやいいねによって)が起きやすい
・比較的読み応えのあるコンテンツや動画投稿が多い
(コンテンツマーケティングと併用している企業が多いため)

■Twitter(4500万人)
・幅広い年齢層に使われているが、10代〜20代が多い。
・よくも悪くも拡散力が強いため、使い方次第では一気に認知獲得が
できるチャンスがある

■Instagram(2900万人)
・世界中でユーザー数を爆発的に伸ばしているSNS。
・ビジネスアカウント(主にEC向け)に新しい機能が追加され、
今後ビジネスでの利用がさらに伸びていくと注目されている。

イベントサイトはPeatix以外にも、Doorkepperこくちーずconnpassなど色々なサービスがあり、それぞれ特徴があります。
ご自身のイベントテーマに合わせて、サイトを選んでみてください。
なお、こちらで各々のイベントサイトをまとめてくれています

https://liginc.co.jp/web/useful/122530

集客の戦略

集客は、ある程度の期間を設けて、時間をかけて認知させていく事が重要です。Roots Lab.では集客に掛かる標準日程を4週間と定義づけています。カフェ会やすでにある程度参加者が決まっているor見込める場合は2週間程度でもよいです。

集客の各フェーズ

Roots Lab.が集客管理で使用している「Peatix」では、下図のように集客の期間を3つ(申込期、停滞期、加速期)に分けて定義しています。


(参考URL: https://blog.peatix.com/eventhacks/syukyaku/know_how5.html)

上記を参考にして、私たちは以下のように3つの期間を定義しています。

申込期 イベント当日から4週間前(公開直後)
停滞期 イベント当日から3週間~2週間前
収穫期 イベント当日から1週間前

したがって、イベント当日から逆算して4週間前にはPeatix(イベントサイト)にイベントを掲載し、各SNSで拡散させていく必要があります。

なお集客には以下の3つの構成要素があり、それぞれを最大化させる必要があります。

トラフィック数×申込率×参加率 = 参加人数

集客の戦術

情報公開すべき時間帯と、情報公開後の各時期にやることについて説明します。

情報公開日について

Peatixによると、申込率から考えて集客に最適な曜日と時間は以下のとおりです。

・月曜日の21、22時台が告知に最適!
・週末よりも平日の告知が良い
・平日は12,13時、18,19時、21,22時台

したがって情報公開(SNSでの拡散も同様)は上記日時のいずれかで行う必要があります

拡散期(公開直後)にやること

・友人、知人、コミュニティーメンバーに向けて個別に連絡
・どういう思いで開催するに至ったか思いを添えてSNSによる拡散

停滞期(3〜2週間前)にやること

この時期の頻度と内容が、収穫期の申し込み数に直結します。週1、2回は告知してください。
・SNSのRoots Lab.ページで写真付きの簡単な内容を投稿する

□ 講師・ファシリテーターとの打ち合わせ
□ 会場、資料の準備、当日の食事内容
□ 登壇者へのインタビュー 記事

・上記を必要に応じてSNSで拡散、あるいは個別に上記を投稿してもOK
・登壇者にも告知の協力を依頼する

収穫期(1週間前)にやること

・まだ参加が決まっていない友人、知人、コミュニティーメンバーに向けて個別に連絡
・1週間前にSNSで「いよいよ来週◯◯にイベント開催です」的な投稿
・3日前にSNSで「イベントまであと◯日。まだまだ参加可能ですのでお時間ある方はぜひご参加ください」というような投稿
・集客状況が芳しくなければ、1日前、当日にも天候や場所を内容に含めながら投稿

ABOUT ME
Roots Lab.
Roots Lab.
Roots Lab. ONLINEはRoots Lab. (ルーツラボ)が運営する情報サイトです。このサイトでは、ビジネス、経済、テクノロジーなど、ビジネスパーソンに役立つ情報に加え、イベントやデザインなどこれからコミュニティー作りを行う人向けの情報を発信していきます。

COMMENT

メールアドレスが公開されることはありません。