イベント開催のノウハウ

この記事では、初めてイベントを開く方のために、イベントを開催するためのチームビルディング、企画立案、集客、当日の運営など、私達が培ったノウハウを余すことなくお伝えしていきます!

誰でもはじめてイベントを開くときには、やり方が分からず、難しいと感じる方も少なくないと思います。

今回は、私達が今まで数々のイベントを通して培った、イベント開催のノウハウを余すところなくお伝えしていきます。

基本的に私たちのイベントは、「企画会」という場を創って、そこでアイデアを持ち寄って、最短で約1か月後に開催するというスピード感で運営してきました。

それらのノウハウを一般化し、どなたでもすぐにイベントを開催できるように手順書を作成しましたので、ぜひご活用ください。

イベント開催までのプロセス

イベント開催するまでには、基本的に大きく以下の5つのステップがあります。

1. チームビルディング
2. 企画立案
3. 集客
4. 準備
5. 当日運営

これらを順に説明していきます。

チームビルディング

チームビルディングとは

チームビルディングとは、 チームの目的や目標の達成に向かって、各メンバーが主体的に能力や多様性を発揮しながら一丸となるチームを目指す取り組み のことです。本トピックでは、チームを作り、具体的にどのようにイベントを進めていくかを説明します。

良い結果を出すために

良い成果を出すためには、役割分担やスケジュールではなく、目的や方向性、メンバーの気持ち、などについて対話することが重要です。メンバーを募ったら、まずは以下の3点を意識してコミュニケーションを取りましょう。

① ゴールの共有
何故やるのか、どこに向かって行くのか、メンバーと共通の認識を持つ事。
② 相互理解
お互いの「こういうことがしたい」「こう関わりたい」を理解すること。
③ 関係性作り
「この仲間・チームでやりたい」という関係性が良いサイクルを生む。

チームビルディングには、ダニエル・キムの「成功循環」モデルも参考にしていただければと思います。

企画立案

私たちがイベントを企画する際は、原則的に下図の6W2Hを上から順に考えていきます。
※イベントは基本的にSNSなどで公開しているため、集客するタイミングなども企画の段階から考えています。

企画の手順

上記の画像をPDFでダウンロード

6W2Hを上から順に考えていく、というのは言うは易しですが行うは難しです。では、実際にどのような手順でやっていけばよいかというと、要点は以下です。

上記のチェックシートをPDFでダウンロード

イベント企画の具体的な手順

①イメージ作り

まずは自分たちの「やりたいこと」「気付いたこと」「思い付き」を出し合ってイメージをつくります。ここで大切なことは、いきなり相手に合わせたり、制限を設けたりしないことです。最初はのびのびと自由にアイデアを出し合いましょう!

②方向性を決める

ディスカッションをしながら、なるべく全員が納得した方向性(目的やゴール)を決めます。この際、イベントを推進していくリーダーが居ればその人の「決定力」も必要になってきます。
※実際にはWhy,What,Whomはいったりきたりして強固なものにしていく場合もある。

③固めていく

方向性が決まったら、「規定事項」「制限事項」なども思考に入れて固めていきます。最初は自由にイメージを広げていきますが、実現化するにあたり、「物事を一定の形に定めること」や「できないこと」をきちんと把握しておくことは大切なことです。「ステークホルダー(利害関係者)とWin-Winの関係構築」も是非意識したいことです。

④どのように推進していくかを決める

イベントの骨子が決まったら、Who,How to…etc.を決めていきます。

集客

集客に必要な物

集客には、SNSなどに投稿するための「イベント名」、「告知文」、「アイキャッチ画像」の3つが必要です。

・イベント名

「得られること」「雰囲気」など、イベント名だけで特徴やイメージを伝える事が大切です。無料の場合は”参加無料”と入れておくと、申込率が高くなる傾向があります(ただしドタキャンのリスクは上がる)。またスマホ表示を意識して、45文字以内に収めてください(Peatixの場合)。

・告知文
最低限、以下の5つの要素を入れてください。
(コピーライター向けのイベントで例えています)

① どんなイベントか:
例 ) 大手企業で10年間コピーライターとして活躍した達人がノウハウを余すところなくお教えします。コピーライティングはセンスでなく、スキルです。これらかライターとして活躍したいと思っている方が、すぐに活用できる技が満載です。

② どんな人にお薦めか:
例) ▼こんな人にお薦め
・これからコピーライターになりたいな人
・マーケティングのためにライティングが必要な人 など

③ 参加して得られるメリットは
例) ▼こんな事が得られます
・コピーライティングが何かを理解できる
・ライティングの基礎を学べる        など

④ 開催日・時間・場所・当日のプログラム
Roots Lab.では、以下のようなフォーマットを使っています。ご自由にお使いください!

【開催概要】
■日時:
■場所:
■参加費:
■定員:
■参加対象者:
■主催:
【当日プログラム】
1. はじめに
・(主催)について
・自己紹介
2. XXXX (←メインコンテンツ)
3. ネットワーキング
その場で交流会(フリードリンク・軽食付き)をやります。
お時間ある方は最後までお付き合いください。
4. 終わりのあいさつ
次回開催アナウンスなど

⑤ 講師・ファシリテーターの紹介

・アイキャッチ画像
イベント名に加え、会場の雰囲気やイベントタイトルのイメージなどの写真があればそれを加えたデザインにすることをお勧めします。
アイキャッチの作りかたはこちら

集客に使うサービス

基本的に公開イベントの場合は、SNSで拡散し、Peatixで集客管理します。

各サービスの相関

■Facebook(2700万人)
・30代〜40代の利用数が特に高い
・信用が得られやすく、シェアされたときの
(閲覧数/シェアした人の友人数)が高い
・自然拡散(コメントやいいねによって)が起きやすい
・比較的読み応えのあるコンテンツや動画投稿が多い
(コンテンツマーケティングと併用している企業が多いため)

■Twitter(4500万人)
・幅広い年齢層に使われているが、10代〜20代が多い。
・よくも悪くも拡散力が強いため、使い方次第では一気に認知獲得が
できるチャンスがある

■Instagram(2900万人)
・世界中でユーザー数を爆発的に伸ばしているSNS。
・ビジネスアカウント(主にEC向け)に新しい機能が追加され、
今後ビジネスでの利用がさらに伸びていくと注目されている。

イベントサイトはPeatix以外にも、Doorkepperこくちーずconnpassなど色々なサービスがあり、それぞれ特徴があります。
ご自身のイベントテーマに合わせて、サイトを選んでみてください。
なお、こちらで各々のイベントサイトをまとめてくれています
https://liginc.co.jp/web/useful/122530

集客の戦略

集客は、ある程度の期間を設けて、時間をかけて認知させていく事が重要です。Roots Lab.では集客に掛かる標準日程を4週間と定義づけています。カフェ会やすでにある程度参加者が決まっているor見込める場合は2週間程度でもよいです。
なお、Roots Lab.が集客管理で使用している「Peatix」では、下図のように集客の期間を3つ(申込期、停滞期、加速期)に分けて定義しています。


(参考URL: https://blog.peatix.com/eventhacks/syukyaku/know_how5.html)

上記を参考にして、私たちは以下のように3つの期間を定義しています。

イベント当日から4週間前(公開直後)を拡散期
イベント当日から3週間~2週間前を停滞期
イベント当日から1週間前を収穫期

したがって、イベント当日から逆算して4週間前にはPeatix(イベントサイト)にイベントを掲載し、各SNSで拡散させていく必要があります。

なお集客には以下の3つの構成要素があり、それぞれを最大化させる必要があります。

トラフィック数×申込率×参加率 = 参加人数

集客の戦術

情報公開すべき時間帯と、情報公開後の各時期にやることについて説明します。

情報公開日について

Peatixによると、申込率から考えて集客に最適な曜日と時間は以下のとおりです。

・月曜日の21、22時台が告知に最適!
・週末よりも平日の告知が良い
・平日は12,13時、18,19時、21,22時台

したがって情報公開(SNSでの拡散も同様)は上記日時のいずれかで行う必要があります

拡散期(公開直後)にやること

・友人、知人、コミュニティーメンバーに向けて個別に連絡
・どういう思いで開催するに至ったか思いを添えてSNSによる拡散

停滞期(3〜2週間前)にやること

この時期の頻度と内容が、収穫期の申し込み数に直結します。週1、2回は告知してください。
・SNSのRoots Lab.ページで写真付きの簡単な内容を投稿する

□ 講師・ファシリテーターとの打ち合わせ
□ 会場、資料の準備、当日の食事内容
□ 登壇者へのインタビュー 記事

・上記を必要に応じてSNSで拡散、あるいは個別に上記を投稿してもOK
・登壇者にも告知の協力を依頼する

収穫期(1週間前)にやること

・まだ参加が決まっていない友人、知人、コミュニティーメンバーに向けて個別に連絡
・1週間前にSNSで「いよいよ来週◯◯にイベント開催です」的な投稿
・3日前にSNSで「イベントまであと◯日。まだまだ参加可能ですのでお時間ある方はぜひご参加ください」というような投稿
・集客状況が芳しくなければ、1日前、当日にも天候や場所を内容に含めながら投稿

準備

当日までに準備しておくことについて説明します。

・コンテンツ制作
既にコンテンツが出来上がっている場合は不要ですが、初めて登壇する方や、数名で登壇する場合は、遅くてもイベント当日の1週間前までに資料作成やマージ作業を完了させてください。

・会場の内見
Roots Lab.では、主にレンタルスペースの予約サイト「スペースマーケットマーケット」を活用しています。

▼下記のURLから新規会員登録してスペースを利用すると、スペースマーケットで使える2,000円分のポイントをGETできます!

招待キャンペーン
本来であれば、先に内見して場所を決めることを推奨しますが、決めた後で内見でも良いです。
会場の内見でチェックすべき事項はチェックシートページ

・インタビュー記事
停滞期に投稿する講師・ファシリテーターなど登壇者のインタビュー記事を準備します。
必ずしも直接会ってインタビューする必要はなく、オンライン上(LINEでやりとりするなど)でも記事作成は可能です。

・アンケート作成
イベント終了後に参加者に書いてもらうアンケートは、当日までに準備します。アンケートサービス(SurveyMonkey)で作成しますので、聞きたい項目をピックアップして、マネジメントチームに連絡してください。

・各種備品
交流会がある場合は飲食の手配や、会場設備の説明(Wi-FiのSSIDとパスワード)や「SNSに投稿してOK」などと言った張り紙類の準備。また、当日必要なものをチェックリスト化しておく(PCやプロジェクターを使用する場合の各種ケーブル、ポストイットなど)

会場設備の説明
チェックリスト

プロジェクター用ケーブル

当日運営

当日の運営に必要なモノ・コト及び運営陣が気を付けることについて説明します。
・入り時間
レンタルスペースは借りた時間の10分前くらいから入れることが多いです。時間に余裕を持っていきましょう。

・受付
必ず一人付けてください。参加者をお迎えする最初のおもてなしの場所であり、Roots Lab.の印象を左右するとても大切な場所でもあります。できるだけスムーズに会場内に通すことが重要なので、来場者の人数や、受付でやることに応じてあらかじめシミュレーションしましょう。

・誘導
できれば誘導も付けてください。参加者が迷いそうなポイントに誘導スタッフを配置することで、参加者が快適にイベントを楽しむことができます。会場やイベントの規模によっては、受付がその役割を担うこともあります。懇親会やネットワーキングなどがある場合、そのセッティングや確認、配布物のセットアップも、誘導スタッフが行います。

・設備確認
レンタルスペースの場合、各種設備の動作が保障されていないことが多いです。特に内見時にプロジェクターの動作確認をしていない場合は早めに動作確認を行ってください。もし動作しないときは資料を紙やデータで配布するなどバックアッププランを実行してください。

・司会/進行
当日のイベントが上手くいくかどうかは司会/進行の方次第です。司会者は目立ってはいけませんが、初めの挨拶や講師/ファシリテーターの紹介、締めの言葉など出番は多いです。スマートに行いましょう。

参考資料

以下は、Roots Lab.もお世話になったリンク集です。ほとんどがPeatixさんですが・・・。これだけPeatixを推していると、回し者だと思われるかもしれませんが、そうです私たちは回し者です(嘘)

・イベント企画書
https://www.kikakulabo.com/post-6565/
・初めてイベントを企画する際に参考になりすぎる10の記事https://blog.peatix.com/p/march-kikaku10.html
・イベント当日持っていて良かった小物リスト10
https://blog.peatix.com/eventhacks/smallarticles.html
・リマインドメールに盛り込むべき6つの内容
https://blog.peatix.com/featured/remind_mail.html
・セミナー集客のコツ「セミナー集客は月曜日の夜が最適!」
https://blog.peatix.com/eventhacks/syukyaku/boost_timing.html