こんにちは。RootsLab.編集部です。
イベント開催のノウハウをご紹介するシリーズ「はじめての人もできる！イベントの開き方」今回は第２回目です。
私達が今まで数々のイベントを通して培ったノウハウが詰まった手順書になっていますので、ぜひご活用ください。
イベント開催までの５つのステップ
イベント開催までの５つのステップの中から、前回は「チームビルディング」についてご紹介しました。
1. チームビルディング
2. 企画立案
3. 集客
4. 準備
5. 当日運営
今回は、この中から「企画立案」について解説します！「チームビルディング」の記事をまだ見ていないという方は、そちらも合わせてご覧ください。
企画立案
私たちがイベントを企画する際は、原則的に下図の6W2Hを上から順に考えていきます。
※イベントは基本的にSNSなどで公開しているため、集客するタイミングなども企画の段階から考えています。
企画の手順上記の画像をPDFでダウンロード
6W2Hを上から順に考えていく、というのは言うは易しですが行うは難しです。では、実際にどのような手順でやっていけばよいかを解説します。
【役割：準備】
□会場担当：
□告知文：
□コンテンツ制作：
□備品調達：
【役割：当日】
□受付
□司会
□講師/ファシリテーター：
【会場選定時の確認事項】※会場担当が中心となって推進する（ダブルチェック推奨）
□ 会場は定員オーバーしないか
□ 雰囲気はイベントテーマに合っているか
□ プロジェクター、ホワイトボード、キッチン、ゴミ捨てなど当日使用するものがすべて揃っているか
□ プロジェクター、ホワイトボード、キッチン、ゴミ捨てなどのコストも計上されているか（無料の場合もある）
□ プロジェクターを使用する場合は当日使用するPC・ケーブルでテストしたか（内見推奨）
なお、プロジェクター・ケーブル類はマネジメントチームでも保管しているものがあるため、それを使用することも可能
□ プロジェクターが動作しない場合、データを配布するなどのバックアッププランはあるか（内見できない場合など）
□ 動きがあるイベントの場合、動線は確保されているか(内見推奨)
□ 会場設営の時間も確保できているか
場所を借りる際は、プログラムに掛かる時間に加え、前後30分「準備」と「片付け」の時間を取ること
イベント企画の具体的な手順
①イメージ作り
まずは自分たちの「やりたいこと」「気付いたこと」「思い付き」を出し合ってイメージをつくります。ここで大切なことは、いきなり相手に合わせたり、制限を設けたりしないことです。最初はのびのびと自由にアイデアを出し合いましょう！
②方向性を決める
ディスカッションをしながら、なるべく全員が納得した方向性（目的やゴール）を決めます。この際、イベントを推進していくリーダーが居ればその人の「決定力」も必要になってきます。
※実際にはWhy,What,Whomはいったりきたりして強固なものにしていく場合もある。
③固めていく
方向性が決まったら、「規定事項」「制限事項」なども思考に入れて固めていきます。最初は自由にイメージを広げていきますが、実現化するにあたり、「物事を一定の形に定めること」や「できないこと」をきちんと把握しておくことは大切なことです。「ステークホルダー（利害関係者）とWin-Winの関係構築」も是非意識したいことです。
④どのように推進していくかを決める
イベントの骨子が決まったら、Who,How to…etc.を決めていきます。
まとめ
いかがでしたか？
今回はイベント開催のプロセスの中から「企画立案」について解説しました。是非「6W2H」を意識しながら、計画的に進めてみてください！
Roots Lab.がイベントを開催する理由
①はじめての人もできる！イベントの開き方：チームビルディング編
②はじめての人もできる！イベントの開き方：企画立案編
③はじめての人もできる！イベントの開き方：集客編
④はじめての人もできる！イベントの開き方：準備～当日運営編
